Gizlilik Politikası

Bu Gizlilik Politikası, YouReply Teknoloji Ticaret Eğitim Danışmanlık Araştırma Organizasyon A.Ş. ("YouReply", "biz") tarafından sunulan YouReply Nitel Analiz platformunda ("Platform") kişisel verilerin nasıl işlendiğini sade bir dille anlatır. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) m.10 kapsamındaki ayrıntılı bilgilendirme, veri kategorileri, her amaç için hukuki sebep, saklama süreleri ve başvuru usulü ayrı bir belgede yer alır: KVKK Aydınlatma Metni.

1. İki ayrı rol

Hesap bilgileriniz, faturalama verileriniz ve Platform kullanımınıza ilişkin kayıtlar bakımından veri sorumlusu biziz.

Platform'a yüklediğiniz araştırma verisi (görüşme transkriptleri, odak grup kayıtları, saha notları, açık uçlu cevaplar, katılımcı kod ve öznitelikleri) ile analiz sırasında ürettiğiniz kod, tema, memo ve raporlar bakımından veri sorumlusu sizsiniz; biz bu veriler bakımından veri işleyen sıfatıyla ve talimatlarınız doğrultusunda hareket ederiz. Bu, sorumluluğun tümüyle size bırakıldığı anlamına gelmez: veri işleyen olarak güvenlik önlemlerini almak, gizliliği sağlamak, alt işleyenleri şeffaf biçimde duyurmak, ilgili kişi başvurularında size yardımcı olmak ve talebiniz hâlinde veriyi silmek bizim yükümlülüğümüzdür. Bu yükümlülükler Veri İşleme Eki'nde yazılıdır.

Araştırma verisinin hukuka uygun toplandığını, katılımcıların aydınlatıldığını ve işleme için uygun hukuki sebebin bulunduğunu temin etmek ise veri sorumlusu olarak sizin yükümlülüğünüzdedir.

2. İşlenen veriler

• Hesap ve iletişim bilgileri: ad soyad, e-posta, telefon, kuruluş adı, fatura bilgileri.
• Kullanım kayıtları: IP adresi, tarayıcı ve cihaz bilgisi, erişim zamanı, Platform üzerindeki işlem geçmişi.
• Araştırma verisi: yüklediğiniz belgelerden çıkarılan metin, katılımcı kodları ve öznitelikleri, kodlamalar, temalar, memolar ve raporlar.
• İletişim formu: ad, e-posta, isteğe bağlı telefon, konu ve mesajınız.
• Çerezler ve yerel depolama: bkz. Çerez Politikası.

Görüşme transkriptleri katılımcıların sağlık, inanç veya siyasi görüş gibi özel nitelikli kişisel verilerini içerebilir. Analiz için katılımcı kimliği gerekmez; yükleme öncesinde adları ve doğrudan tanımlayıcıları takma adlaştırmanızı önemle öneririz. Platform her katılımcı için kod ve takma ad alanı sunar; matris, rapor ve dışa aktarımlarda kod kullanılır.

3. Yapay zekâ kullanımı ve yurt dışına aktarım

YouReply Nitel Analiz, kod ve tema önerisi için bir yapay zekâ dil modeli kullanır. Bu özellik her çalışma için ayrı ayrı açılıp kapatılabilir. Yeni bir çalışma oluşturulurken ayar açık gelir; çalışma oluşturulurken ya da sonrasında çalışma ayarlarından kapatılabilir.

Açık olduğunda analiz için gereken metin parçaları (transkriptteki konuşmacı etiketleriyle birlikte), kod adları, kod tanımları ve çalışmanın araştırma sorusu model sağlayıcısına gönderilir. Tema, örüntü ve rapor önerilerinde kod adları, kısa alıntılar ve katılımcı kodları da gönderilir. Otomatik takma adlaştırma yapılmaz: metin ve konuşmacı etiketleri yazıldığı gibi iletilir. Sağlayıcının sunucuları yurt dışında bulunduğundan bu bir yurt dışına veri aktarımıdır; ayrıntılar KVKK Aydınlatma Metni ve Alt İşleyenler sayfasındadır.

Kapalı olduğunda o çalışma için yeni yapay zekâ analizi başlatılmaz. Ürün eksiksiz çalışmaya devam eder: elle kodlama, kod kitabı, temalar, matrisler, memolar ve raporların tamamı açık kalır.

Yapay zekâyı kapatmak etik kurul ve KVKK yükümlülüklerini tek başına karşılamaz. Katılımcıların aydınlatılması, uygun hukuki sebebin belirlenmesi, etik kurul onayının kapsamı ve kurum politikalarına uygunluk araştırmacının değerlendirmesindedir.

Yapay zekâ analizi kendiliğinden kesinleşmez. Üretilen her kod, tema ve bulgu bir öneridir; araştırmacı kabul etmediği sürece hiçbir sayıma, matrise veya rapora girmez. Kodlamanın hangi kısmının yapay zekâ önerisiyle yapıldığı kayıt altındadır.

4. Alt işleyenler ve paylaşım

Hizmeti sunmak için barındırma, e-posta gönderimi, ödeme ve yapay zekâ analizi gibi alanlarda hizmet sağlayıcılarla çalışıyoruz. Güncel liste, her sağlayıcının rolü ve bulunduğu ülke Alt İşleyenler sayfasındadır. Bunun dışında kişisel verileriniz, yasal talepler ve mahkeme kararları ile açık rızanızın bulunduğu hâller saklı kalmak üzere üçüncü kişilerle paylaşılmaz. Verilerinizi reklam amacıyla satmıyor ya da kiralamıyoruz.

5. Güvenlik

Uyguladığımız teknik ve idari tedbirleri, neleri henüz iddia etmediğimizle birlikte Güvenlik sayfasında açıkladık. Hiçbir sistem mutlak güvenlik sunmaz; bir güvenlik açığı fark ederseniz info@youreply.com.tr adresine bildirebilirsiniz.

6. Saklama ve silme

• Belgeleri Platform üzerinden kalıcı olarak silebilirsiniz; belgeye bağlı metin, bölümler ve alıntılar da silinir.
• Çalışmalar Platform üzerinden arşivlenir; bir çalışmanın tümüyle silinmesi bugün panelden yapılamaz, talep üzerine elle yürütülür.
• Hesabın kapatılması, çalışma alanınızdaki araştırma verisini kendiliğinden silmez. Silinmesini istiyorsanız kvkk@youreply.com.tr adresine başvurun.
• Faturalama ve muhasebe kayıtları, ilgili mevzuattaki saklama süreleri boyunca tutulur.

Süreler ve ölçütler KVKK Aydınlatma Metni'nde tablo hâlinde yer alır.

7. Haklarınız

KVKK m.11 kapsamındaki haklarınızı ve başvuru usulünü KVKK Aydınlatma Metni'nde bulabilirsiniz. Başvurularınız için: kvkk@youreply.com.tr.

8. Değişiklikler

Bu politikayı zaman zaman güncelleyebiliriz. Güncel sürüm bu sayfada yayımlanır ve sayfanın başındaki tarih değişir; önemli değişikliklerde kayıtlı kullanıcıları e-posta ile bilgilendiririz.